Projekt · Handwerk
Ablösung einer Excel-Auftragsabwicklung
Eine über neun Jahre gewachsene Excel-Datei steuerte die gesamte Auftragsabwicklung. Sie ist heute eine Anwendung mit Rechten, Historie und einer App für die Monteure.
Projektsteckbrief
Nr. 02
- Auftraggeber
- Elektrotechnik-Betrieb mit 45 Mitarbeitenden
- Branche
- Handwerk
- Standort
- Nordrhein-Westfalen
- Jahr
- 2025
- Technik
- Next.js
- PostgreSQL
- React Native
- lexoffice-API
Ergebnis
- Zeit für Auftragsanlage
- −65 %
- Fehlende Stundenzettel
- −91 %
- Rechnungslauf
- 3 Tage statt 12
- Einführung
- 11 Wochen
Ausgangslage#
Eine einzige Excel-Datei mit 14 Tabellenblättern und mehreren hundert Formeln steuerte Angebote, Aufträge, Materialbestellung und Stundenerfassung. Sie lag auf einem Netzlaufwerk und konnte immer nur von einer Person gleichzeitig bearbeitet werden.
Der Betrieb wusste, dass das ein Risiko ist. Nicht wegen der Technik, sondern weil genau ein Mitarbeiter die Formeln verstand.
Die Monteure notierten ihre Stunden auf Papier. Jeden Monat fehlten Zettel, und der Rechnungslauf zog sich über zwölf Tage.
Aufgabe#
Der bestehende Ablauf sollte erhalten bleiben – er hatte sich über neun Jahre bewährt. Verschwinden sollten nur die Einschränkungen: Einzelplatzbetrieb, fehlende Nachvollziehbarkeit, Papierzettel.
Wichtig war dem Auftraggeber, dass die Umstellung nicht in der Hauptsaison stattfindet und dass niemand aus dem Team eine Schulung über mehrere Tage braucht.
Lösung#
Wir haben den Prozess in einem zweitägigen Workshop aufgenommen – nicht als Soll-Prozess, sondern so, wie er tatsächlich gelebt wird, inklusive der Abkürzungen.
Umgesetzt wurde:
- Eine Weboberfläche für das Büro, die den gewohnten Aufbau der Excel-Blätter aufgreift. Wer vorher mit der Datei gearbeitet hat, findet sich ohne Schulung zurecht.
- Eine App für die Monteure mit Offline-Modus. Stunden und Material werden auf der Baustelle erfasst und synchronisieren sich, sobald wieder Netz da ist.
- Anbindung an lexoffice. Aus dem abgeschlossenen Auftrag entsteht die Rechnung automatisch.
- Revisionssichere Historie. Jede Änderung ist nachvollziehbar – wer hat wann was geändert.
Die Datenübernahme aus der Excel-Datei lief zweimal: einmal als Test vier Wochen vor der Umstellung, einmal am Umstellungswochenende.
Ergebnis#
Die Auftragsanlage dauert heute etwa ein Drittel der früheren Zeit. Fehlende Stundenzettel sind praktisch verschwunden, weil die Erfassung direkt auf der Baustelle passiert.
Der Rechnungslauf hat sich von zwölf auf drei Tage verkürzt. Das hat einen unmittelbaren Effekt auf die Liquidität – Rechnungen gehen neun Tage früher raus.
Die Excel-Datei liegt übrigens noch auf dem Netzlaufwerk. Schreibgeschützt, als Archiv.