Individualsoftware oder Standardsoftware? Eine Entscheidungshilfe mit Rechnung
Die Frage wird meistens emotional entschieden. Dabei lässt sie sich rechnen – mit vier Kriterien und einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung über fünf Jahre.
Burak Kaya · Gründer und technischer Leiter
Veröffentlicht am · aktualisiert am
Kurz beantwortet
Individualsoftware lohnt sich, wenn der abzubildende Prozess ein Wettbewerbsvorteil ist, wenn Standardsoftware teure Anpassungen erfordert oder wenn manuelle Arbeit mehr als fünf Stunden pro Woche bindet. Für Buchhaltung, Lohnabrechnung und klassisches CRM ist Standardsoftware fast immer günstiger – dort lohnt sich Eigenentwicklung praktisch nie.
Inhalt · 5 Abschnitte
Die Frage wird in den meisten Unternehmen emotional entschieden. Entweder steht jemand im Raum, der schlechte Erfahrungen mit einer Eigenentwicklung gemacht hat, oder jemand, der die Standardlösung für „viel zu starr“ hält.
Dabei lässt sich die Frage rechnen.
Das Wichtigste in Kürze
- Individualsoftware wird wirtschaftlich, sobald ein manueller Prozess mehr als etwa fünf Arbeitsstunden pro Woche bindet.
- Standardsoftware ist bei Buchhaltung, Lohnabrechnung und klassischem CRM praktisch immer die günstigere Wahl, weil gesetzliche Anforderungen dort ständig gepflegt werden müssen.
- Die Lizenzkosten von Standardsoftware wachsen mit der Mitarbeiterzahl, die Kosten von Individualsoftware nicht – ab etwa 40 bis 60 Nutzern kippt die Rechnung häufig.
- Der teuerste Fehler ist stark angepasste Standardsoftware: Sie kostet wie Individualsoftware, blockiert aber Updates des Herstellers.
- Eine Fünfjahresbetrachtung ist die kürzeste sinnvolle Vergleichsbasis, da Individualsoftware die Kosten vorn trägt und Standardsoftware hinten.
Die vier Kriterien#
1. Ist der Prozess ein Wettbewerbsvorteil?#
Das ist das wichtigste Kriterium. Wenn Sie etwas anders machen als Ihre Wettbewerber und deshalb gewinnen, dann darf diese Besonderheit nicht in einer Standardsoftware verschwinden.
Beispiel aus der Praxis: Ein Zulieferer kalkuliert Angebote nach einem eigenen Verfahren, das Materialpreise, Auslastung und Kundenhistorie kombiniert. Dieses Verfahren ist der Grund für seine Marge. Keine Standardsoftware bildet es ab – und sollte es auch nicht.
Umgekehrt: Ihre Lohnabrechnung ist kein Wettbewerbsvorteil. Sie muss richtig sein, nicht besonders.
2. Wie viel manuelle Arbeit bindet der Prozess?#
Die Faustregel: Ab etwa fünf Stunden pro Woche, die jemand mit Kopieren, Übertragen oder Nachschauen verbringt, wird Automatisierung wirtschaftlich.
Die Rechnung: 5 Stunden × 45 Wochen × 60 € Vollkosten = 13.500 € pro Jahr. Eine Fachanwendung für 15.000 € hat sich in gut einem Jahr amortisiert – und läuft dann weitere acht.
3. Wie viele Nutzer haben Sie?#
Standardsoftware kostet typischerweise 30 € bis 120 € pro Nutzer und Monat. Bei 50 Nutzern sind das 18.000 € bis 72.000 € jährlich – jedes Jahr.
Individualsoftware kostet einmalig und dann 15 bis 20 Prozent Wartung jährlich. Die Nutzerzahl spielt keine Rolle.
4. Wie gut passt die Standardlösung ohne Anpassung?#
Diese Frage entscheidet mehr als die anderen drei. Wenn Sie 80 Prozent Ihres Prozesses mit einer Standardlösung abdecken und bereit sind, die restlichen 20 Prozent anzupassen – Ihren Prozess, nicht die Software –, dann nehmen Sie die Standardlösung.
Wenn Sie aber anfangen, die Software anzupassen, beginnt der teuerste Weg von allen.
Warum stark angepasste Standardsoftware die schlechteste Wahl ist#
Sie zahlen zweimal: Lizenzen und Anpassung. Und Sie bekommen ein Problem, das erst nach Jahren sichtbar wird.
Jedes Update des Herstellers kann Ihre Anpassungen brechen. Also updaten Sie nicht. Nach drei Jahren laufen Sie auf einer Version, die nicht mehr unterstützt wird. Ein Wechsel ist dann teurer als eine Neuentwicklung gewesen wäre.
Unsere Grenze: Wenn mehr als 30 Prozent der Funktionen angepasst werden müssen, raten wir von der Standardlösung ab.
Die Fünfjahresrechnung#
Ein Beispiel für 50 Nutzer, mittlere Prozesskomplexität:
| Posten | Standardsoftware | Individualsoftware |
|---|---|---|
| Einführung / Entwicklung | 25.000 € | 60.000 € |
| Anpassungen | 30.000 € | – |
| Lizenzen (50 × 60 € × 60 Mon.) | 180.000 € | – |
| Wartung (18 % p. a.) | – | 54.000 € |
| Hosting | inklusive | 9.000 € |
| Summe über 5 Jahre | 235.000 € | 123.000 € |
Diese Rechnung kippt bei kleineren Nutzerzahlen. Bei 10 Nutzern:
| Posten | Standardsoftware | Individualsoftware |
|---|---|---|
| Einführung / Entwicklung | 8.000 € | 60.000 € |
| Lizenzen (10 × 60 € × 60 Mon.) | 36.000 € | – |
| Wartung und Hosting | – | 63.000 € |
| Summe über 5 Jahre | 44.000 € | 123.000 € |
Der Kipppunkt liegt erfahrungsgemäß zwischen 40 und 60 Nutzern – abhängig davon, wie speziell der Prozess ist.
Der dritte Weg: die Kombination#
In der Praxis ist die Antwort häufig nicht entweder-oder.
Ein typisches Muster: Standardsoftware für Buchhaltung (DATEV, lexoffice), Standardsoftware für Lohn, und eine individuelle Anwendung für genau den einen Prozess, der das Unternehmen ausmacht – verbunden über Schnittstellen.
Das ist meist die wirtschaftlichste Lösung, weil sie die Stärken beider Ansätze nutzt: Standardsoftware für Bereiche mit ständig wechselnden gesetzlichen Anforderungen, Eigenentwicklung dort, wo Sie besser sein wollen als andere.
Wie Sie zu einer belastbaren Entscheidung kommen#
- Prozess aufnehmen, wie er tatsächlich läuft – nicht wie er im Handbuch steht.
- Manuellen Aufwand messen, nicht schätzen. Zwei Wochen mitschreiben reicht.
- Zwei bis drei Standardlösungen prüfen und dabei konkret fragen: Was davon geht ohne Anpassung?
- Aufwandsschätzung für eine Eigenentwicklung einholen.
- Über fünf Jahre rechnen, mit realistischen Nutzerzahlen.
Wir bieten diesen Vergleich als Prozess-Workshop an – zwei Tage, 1.800 €, mit schriftlichem Ergebnis. Wenn dabei herauskommt, dass eine Standardlösung günstiger ist, sagen wir das. Das Ergebnisdokument gehört Ihnen ohnehin.
Über den Autor
Burak Kaya
Gründer und technischer Leiter
Entwickelt seit über zehn Jahren Webanwendungen und Unternehmenssoftware. Schwerpunkt: Systeme, die im Mittelstand tatsächlich benutzt werden.
- Next.js und React
- TypeScript
- PostgreSQL und Datenmodellierung
- ERP- und Schnittstellenanbindung
- Festpreiskalkulation
- Technisches SEO
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Häufige Fragen
Was Leser zu diesem Thema fragen
Die Fragen, die uns zu diesem Beitrag am häufigsten gestellt werden.
Wann lohnt sich Individualsoftware?
Wenn der Prozess ein Wettbewerbsvorteil ist, wenn keine Standardlösung ihn ohne teure Anpassung abbildet, wenn manuelle Arbeit mehr als fünf Stunden pro Woche bindet oder wenn die Lizenzkosten einer Standardlösung bei Ihrer Nutzerzahl über die Jahre die Entwicklungskosten übersteigen.
Ist Individualsoftware immer teurer?
In der Anschaffung ja, über fünf Jahre oft nicht. Standardsoftware verursacht laufende Lizenzkosten pro Nutzer und Monat; Individualsoftware verursacht einmalige Entwicklungskosten und laufende Wartung von 15 bis 20 Prozent jährlich. Ab etwa 40 bis 60 Nutzern kippt die Rechnung häufig zugunsten der Eigenentwicklung.
Was ist mit stark angepasster Standardsoftware?
Das ist meist der teuerste Weg von allen. Sie zahlen Lizenzen und Anpassungen gleichzeitig, und jedes Herstellerupdate kann Ihre Anpassungen brechen. Wenn mehr als etwa 30 Prozent der Funktionen angepasst werden müssen, ist eine Eigenentwicklung in der Regel günstiger und zukunftssicherer.
Werde ich von der Agentur abhängig?
Nur, wenn Sie den Vertrag falsch schließen. Bestehen Sie auf drei Punkten: vollständige Rechteübertragung am Quellcode, Ablage in Ihrem eigenen Git-Repository und eine Dokumentation, mit der ein fremder Entwickler arbeiten kann. Wer diese drei Punkte nicht zusichert, verkauft Abhängigkeit als Leistung.